Наши гонки — Секреты приготовления уютной гоночки и эстафета искренности

Количество текстов про кросс-кантри на этом ресурсе в последнее время выходит за рамки приличия, но не спешите топить в минусах, тут, на самом деле, совсем не про это. В этом посте небольшой гайд по организации любого массового спортивного мероприятия на примере недавно прошедшего совсем_не_марафона 138 Попугаев. Со всеми подробностями и сметой. Верю, что кому-то пригодится и послужит call to action.
 
Осторожно! Много текста. И модная искренность в конце. 

Дисклаймер: это конкретно наш опыт, относящийся к Москве и области. Где-то что-то может быть иначе.
 
Итак, дорогой читатель устаревшего формата колес, предположим, что ты решил провести свою уютную гоночку. При подготовке старта есть несколько определяющих моментов, а именно – трасса, разметка, хронометраж. Остальные ингредиенты – мелочи для настроения, имиджа и атмосферы.
Приготовить что-то такое на самом деле довольно легко. Как любят говорить в IFHT Films «Follow this steps and you too can be like us». Заранее предупреждаю, что за 2-3 дня до гонки неизбежны мысли «зачем я в это ввязался», «да ну его нафиг» и «больше никогда». Все они приглушаются в день старта и полностью исчезают после прочтения отзывов о мероприятии. Держись!
 
Пункты ниже отсортированы по важности с пояснениями и нашим опытом на примере 138 Попугаев. По сути, это своеобразный чеклист подготовки гонки. Где провести черту обязательности и достаточности – решай сам. Еще я совсем не касаюсь темы анонсов и PR-а, разумеется, это все тоже имеет место быть.
 
Самое главное – трасса.
Без хорошей трассы ничего не получится, поэтому, если нет трассы, то сначала рекомендуется идти в трейлбилдеры.
С этим нам невероятно повезло и именно Chess Park является главной причиной организации гонок уже 3-ий год подряд. В наличии огромный ассортимент трейлов, они поддерживаются в отличном состоянии и игнорируются другими организаторами. Оставалось только выбрать точную конфигурацию и навести красоту, по возможности расширив узкие места. Выбрали примерно 7 км самых простых и веселых трейлов, связали их ровными прогонами и получили круг 14 км по GPS с набором около 250 метров плюс разгонка 2 км, чтобы растянуть по максимуму участников перед трейлами.
 
Согласование.
Процесс не сложный, но растянутый по времени и с нервирующим элементом неопределенности. Можно, конечно, партизанить подальше в лесу и старательно делать вид, что все просто собрались покататься, а разметка и секундомер – чисто случайность и совпадение. Но есть неиллюзорный шанс таким поведением призвать наряд, который разгонит этот несанкционированный митинг и даже выпишет штраф в десятки тысяч рублей.
Для согласования прежде всего нужно получить разрешение на проведение мероприятия от владельца территории. Этим обращением ты к тому же забьешь дату в календаре. 
В нашем случае владелец — Мосприрода. Для заявки на разрешение нужно: Заявление на получение согласования массового мероприятия, Положение, Карта с треком. Отправляем это все на почту (e-mail можно найти на сайте организации) и дней через 10 находим в почтовом ящике настоящее, аналоговое письмо, в котором Мосприрода не возражает против проведения мероприятия.
Открываем шампанское. Направляем уведомительные письма с копией разрешения в МВД и Управу района. На сайтах есть формы для обращений, по регламенту, срок рассмотрения – месяц, на практике, обычно, недели 2. До нашего старта было как раз 2 недели. Отправляем. Ждем. Надеемся. Верим. За 3 дня до старта получаем кучу звонков из управы из разряда «Ребята, а вы, вообще, что за ребята? МВД же ничего не знает! Баба Яга против!». Бежим в МВД, у них там чисто аншлаг из-за Чемпионата и не только. Рассказываем ситуацию, получаем в ответ «Красавчики, проводите!», с этой важной информацией бежим в Управу, получаем «Ок» и от них, выдыхаем. МВД в итоге прислали наряд для проверки территории, дали телефон дежурного. Из Управы пришли с фотоаппаратом и написали красивую статью в местном журнале.
Важно. Во всех согласованиях указывай, что старт бесплатный. Опытные люди говорят, что это сильно облегчает жизнь.
По итогам – если все делать заранее (читай: за 1,5 месяца), то можно согласовать старт не вставая с дивана. Все лапочки.
 
Разметка.
Берегись историй а-ля КВМР-2015, когда гонка превратилась в ориентирование на местности. По соотношению временных и денежных затрат к влиянию на качество старта разметка занимает, пожалуй, самое первое место. Старайся абстрагироваться от того, как хорошо ты знаешь местную трассу и от мыслей «Ну это же невозможно повернуть вон туда, вот же очевидная траектория!». У нас на разметку ушло: 120 белых стрелок на синем фоне (отлично видно в лесу!), 20 красных восклицательных знаков для обозначения опасных мест, 2,5 км сигнальной ленты и 2 мешка резанной бумаги как антивандальный бэкап поворотов. Плюс еще объявления о проведении соревнований на всех пересечениях с популярными у праздно гуляющих маршрутами. У нас длинные трейлы почти без пересечений, коридорная разметка в нашем случае излишество, достаточно обозначить лентой несколько метров до перекрестка и после.
По времени на разметку ушло часов 5, с учетом того, что делали ее в 2 команды. И потом еще перед стартом отправляли маршалов на проверку.
И, надеюсь, лишним будет написать, что снять разметку надо сразу после гонки. 
 
Хронометраж.
Для разделки Паша Чабинский написал программку, которая сейчас лежит на гитхабе. По сути, это страничка в интернете, запускается на любом мобильном устройстве через браузер, интернет нужен только в момент запуска и для синхронизации отсечек. Для отсечки просто вводим номер участника и нажимаем Ok в момент проезда через финишную черту. Можно записывать сразу с нескольких устройств, в протокол будет внесена самая ранняя отсечка. Программа также умеет сразу выводить результаты онлайн.
В случае с общим стартом в составе более 100 человек шанс человеческой ошибки признали слишком высоким и для облегчения задачи пригласили redBike с модной аркой и RFID метками.
Если участников не очень много, то вполне можно обойтись секундомером с блокнотом. Но лучше освоить программу по ссылке, если есть вопросы — обращайтесь.
 
Предварительная регистрация.
Нужна, чтобы примерно за 5 дней до старта понимать количество участников, подготовить питание и номера, облегчить регистрацию на месте. Реализовали самый простой вариант — через Google Формы без всякой защиты. И получили более 500 фейковых регистраций из протоколов прошлых гонок, что выяснилось не сразу, весьма позабавило и внесло элемент неожиданности. Совсем внезапная такая подстава. С другой стороны, получили нехилый хайп в обсуждениях. В следующий раз откроем регистрацию с подтверждением через почту.
 
Номера.
Параметры стандартных на всех КК стартов номеров:
— формат А5 (210х148 мм)
— бумага мелованная матовая, 250 гр.
— печать 4+0
— ламинация матовая, 125 мкм, 1+1
— сверление отверстий — 8 шт./на номер
Такое сможет сделать примерно любая типография, контакты нашей (по рекомендации redBike) могу сказать в личку. Из-за истории с регистрацией напечатали номера с большим запасом, все равно планируем еще один старт.
 
Медицинская помощь.
По личным наблюдениям дежурный врач или скорая сильно уменьшает переживания организаторов. Не говоря уже о том, что этот пункт очень помогает при согласовании старта. Сравнили цены на врача и скорую, дежурство скорой вышло не сильно дороже (12,5 против 8 тысяч или около того), решили остановится на ней. В конце концов скорая на стартовой поляне это +10 к аккуратности участников и +20 к имиджу гонки!
 
Справки, страховки и отказ от претензий. В этом пункте на 100% не уверен.
В 2016 году вышел приказ Министерства здравоохранения РФ N134н, в котором говорится о медицинском заключении (справке) для допуска к любым физическим активностям и ответственности организаторов за обеспечение контроля. Грубо говоря в идеальном мире есть ответственность участника соревнований перед организаторами и ответственность перед третьими лицами. Первую – закрывает справка о медицинском допуске, вторую – расписка об отказе от претензий. Организаторы беговых/лыжных соревнований перестраховываются и требуют справки. Там участники уже привыкли. В велоспорте совсем не привыкли и возмущаются. В общем, посмотрели на других организаторов, пообщались и пришли к выводу, что справки требовать не будем. Отказ от претензий с пунктом про здоровье сделали.
Страховки же обязательны для стартов включенных в официальный календарь федерации, это их требование.
Если у кого-то есть что дополнить по этому пункту в комментариях – буду признателен.
 
Питание на дистанции.
Для красоты решили сделать 2 пункта питания. Т.к. не знали точное количество участников из-за спам атаки на регистрацию, рассчитывали в худшем случае на 350 человек. В итоге купили 100 кг бананов и 570 литров воды (30 бутылок по 19 л). Плюс дощечки/ножи на каждый пункт питания и 2500 стаканчиков.
После финиша последнего участника осталось примерно 30 кг бананов, 150 литров воды и 500 стаканчиков. Все это было уничтожено во время пикника на стартовой поляне.
 
Оборудование лагеря.
У нас был судейский шатер redBike, еще один шатер для телека с результатами и тусовки, огромная палатка для хранения вещей участников, 2 раскладных столика для пункта питания и для сменных фляг на стартовой поляне, самодельный столик на втором пункте питания, какое-то количество складных стульчиков для судей. Очень повезло с погодой, этого было достаточно. По словам Латату Velogearance накупили кучу тентов для лагеря именно после первого старта в дождь. Охотно верю. С другой стороны, к нам в дождь бы столько участников не приехало.
 
Обед.
На разделке жарили сардельки на мангалах. Знатно облажались с организацией, нужно было искать желающих тусить у мангалов пока сами были заняты стартами и финишами. Отконтролить было нереально и, в итоге, нас очень спасли ребята (в том числе дети Паши), которые самоотверженно 3 часа подряд жарили сосиски. В этом году эту тему максимально делегировали и пригласили полевую кухню с гречневой кашей с тушенкой. Основной плюс — не зависит от количества участников и легко масштабируется. Оплата только за порцию, не требуется закупка скоропортящихся продуктов под конкретное кол-во людей и про запас. Учитывая неразбериху с регистрациями, это оказалось очень большим плюсом и максимально снизило денежные риски. Также хороший вариант пригласить кейтеринг/фудтрак на место старта, как это делает тот же Velogearance. Можно легко найти ребят, которые бесплатно для организаторов приедут работать на толпу от 100 человек.
 
Тех помощь.
Ну, тут без вариантов. Учитывая близость и одноименное название одного из трейлов в круге гонки пригласили классных ребят из Велодоктора.
 
Спонсоры и призы.
Генеральный спонсор у наших стартов — интернет-магазин Wildberies. Также традиционно наши старты поддерживает веломагазин Velorace.
Достаточно легко оказалось найти призы для лидеров. Но в формате такой любительской гонки для привлечения новых участников идейно это кажется не совсем тем, что нужно. Для лидеров у нас были крутецкие медали ручной работы от Сергея Atomecco.
И пользуясь случаем – спонсоры! Вот же мы, тут! Готовы! Делаем, вроде, хорошо, участникам нравится. Потом еще и спамим по всей сети. :)
 
Last but not least. Волонтеры и Маршалы.
Их работа не может быть переоценена, она бесценна. Получили огромную поддержку от друзей, местных ребят и увлеченных единомышленников. Ребята буквально вытащили наш старт. Кто-то приехал раньше помогать ставить лагерь, 4 волонтера работало на регистрации, по 4 человека на каждом Пункте питания и еще на трассе постоянно было 3 маршала для контроля разметки. Наверное, можно меньше. Но хорошо, что было столько. За что всем причастным еще раз безграничный респектище.
 
И на сладкое – фотографы.
Фотографы прекрасны! Смотря фотографии еще больше расстраиваюсь, что не было возможность поехать самому и завидую участникам.
 
С нашей стороны во время организации было допущено несколько факапов.
-неочевидность в анонсе допуска к старту строго 18+;
-микрофон/мегафон. На такую толпу делать объявления о старте и награждении было тяжеловато;
-неопубликованное положение гонки, которое отличается от правил UCI и никого не интересовало до нашего решения о дисквалификации одного из участников.
Что касается дисквалификации – очень прошу не поднимать эту тему в комментариях. Урок на будущее нами получен, выводы сделаны. Положения пишутся кровью организаторов. Кому все же интересно и хочется обсудить – велкам в личку.

В остальном, все вроде получилось неплохо. :)
Всем приехавшим и проехавшим — респект! Вы крутые и именно Вы сделали этот праздник именно таким!
 
 
Смета на организацию 138 Попугаев, без оплаты работы организаторов, волонтеров и маршалов:
15000 — площадка и услуги квадрика для доставки провианта на второй пункт питания
12500 — скорая 3 часа+подача
20000 — услуги хронометража и метки 300 шт
15000 – печать номеров 500 шт
10000 — вода 570 л и помпы 4 шт
07000 — бананы 100 кг
04000 – разметка: стрелки, сигнальная лента
06000 — стаканчики 2500 шт, стяжки 1500 шт и всякая мелочь для лагеря
42000 — каша 280 порций
15000 — другое
Итого: 146 500 рублей
 
На стартовой поляне была коробка и реквизиты карты для добровольных взносов в пользу спота. Собрали около 76 тысяч, уже приобретен крутой шуруповерт и всякий крепеж для новых секций. 
 
И да, старт мы сделали бесплатный. Помимо того, что есть ряд объективных для нас, как организаторов, причин не делать стартовый взнос в любом размере, нужно понимать, что эта история совсем не про деньги. Это наш способ сказать спасибо Сергею Chess за построенный им трейл парк, привлечь на спот новых людей и как максимум — раздвинуть рамки понимания того, для чего создан мтб, что и как на нем можно делать и вдохновить на дальнейшие достижения.

Паша хорошо написал на веломании в ответ на очередной вопрос про стартовые взносы, считаю нужным тут процитировать:
«Этот старт окупился с лихвой, я вас уверяю, но не деньгами, а гораздо более ценными вещами. Вещами которые не купить за деньги.
Сколько по вашему стоит вдохновение человека который создает это все?
Скажу прямо, есть Чумачев Сергей, который утром и вечером лазает по лесу и что-то роет, пилит и т.п. Он такой один из известных мне у нас в нашем лесу. За два года он нарыл кучу всего. Если он заглохнет со своим энтузиазмом, вы ни за какие деньги ни шиша не получите.
Основная задача — закольцевать две вещи, первое — рост популярности, второе — рост мотивации у строителя. Одно по кругу тащит за собой второе, как собака бегающая за своим хвостом.» 
 
P.S. Тут спрашивают — а при чем тут, собственно, попугаи? Так у нас же есть Удав, свой собственный. А в чем же его мерить, как не в попугаях?
 
P.P.S. А тем временем мы снова начали вот это вот всё, описанное выше. Ждем первых согласований и сделаем анонс, следите за новостями и приезжайте кататься!
vk.com/butovochesspark
www.facebook.com/ButovoChessPark
www.strava.com/clubs/ButovoChessPark

 

За фотографии спасибо: Raskladnoy и VeloVik.